ความหมายของการเขียนจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจถือเป็นการสื่อสารธุรกิจรูปแบบหนึ่ง เป็นจดหมายที่ใช้ติดต่อระหว่างกันในวงธุรกิจโดยมีจุดประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่งในการดำเนินธุรกิจ เช่น
เสนอขายสินค้าหรือบริการ สั่งซื้อ สินค้าและตอบรับการสั่งซื้อ ติดตามหนี้ ร้องเรียนเกี่ยวกับข้อผิดพลาดหรือความเสียหาย เป็นต้น จดหมายธุรกิจมีความแตกต่าง
จากจดหมายส่วนตัวบ้างในด้านรูปแบบและการใช้ถ้อยคำภาษา กล่าวคือจดหมายธุรกิจส่วนใหญ่มีรูปแบบและการใช้ภาษาเป็นทางการหรือค่อนข้างเป็นทางการ
ไม่ใช้ภาษาปากหรือภาษาพูดดังที่มักปรากฏในจดหมายส่วนตัว
ความสำคัญของจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อวงการธุรกิจ ซึ่งสรุปประเด็นสำคัญได้ดังนี้
๑. ด้านการประหยัด เป็นการประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย เนื่องจากไม่ต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปติดต่อด้วยตนเอง
๒. ด้านความสะดวกและรวดเร็ว เป็นการอำนวยความสะดวกให้แก่ผู้ติดต่อ ในกรณีที่ผู้ที่ต้องการติดต่อธุรกิจด้วยมีงานมากหรืออยู่ไม่เป็นที่เป็นทาง จึงไม่สะดวก
ที่จะโทรศัพท์ติดต่อหรือขอเข้าพบด้วยตนเอง
๓. ด้านการให้รายละเอียดข้อมูล เป็นการเอื้อต่อการสื่อข้อความ สามารถให้รายละเอียดข้อมูลได้มาก ชัดเจน และมีระบบ เพราะผู้เขียนมีเวลาเตรียมการเขียนก่อน
ลงมือเขียนอีกทั้งยังสามารถตรวจสอบข้อมูลอีกครั้งก่อนส่งไปยังผู้รับจดหมาย
๔. ด้านการใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง ค้นเรื่อง และที่สำคัญที่สุดคือเป็นหลักฐานทางกฎหมาย เนื่องจากเป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน
๕. ด้านการเป็นสื่อสัมพันธ์ที่ดีในการติดต่อธุรกิจ เป็นการส่งเสริมให้มีความสัมพันธ์ที่ดีและการติดต่อกันอย่างต่อเนื่อง ในการติดต่อธุรกิจซื้อขาย บางครั้งลูกค้า
อาจขาดการติดต่อไป บริษัทจำเป็นต้องมีจดหมายไปถึงลูกค้าเพื่อขอทราบสาเหตุที่แท้จริงพร้อมทั้งแสดงความพร้อมที่จะแก้ไขปัญหาหรือเสนอบริการพิเศษ
ต่าง ๆเพื่อจูงใจให้ลูกค้ากลับมาติดต่อสั่งซื้อสินค้าหรือบริการจากบริษัทอีก
ประเภทของจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจแบ่งตามจุดประสงค์ของการเขียนได้ ๓ ประเภท ดังนี้
๑. จดหมายสอบถามและจดหมายตอบ
๑.๑ จดหมายสอบถาม หมายถึง จดหมายที่ติดต่อระหว่างบริษัทห้างร้านด้วยกัน หรือที่เอกชนติดต่อกับบริษัทห้างร้าน เพื่อสอบถามเรื่องราวต่าง ๆ ที่ต้องการ
ทราบ ซึ่งอาจจะเป็นข้อมูลในการตัดสินใจซื้อสินค้านั้นหลังจากได้คำตอบ
๑.๒ จดหมายตอบสอบถาม หมายถึง เป็นจดหมายลักษณะเดียวกันแต่แทนที่จะสอบถาม ก็จะเขียนตอบข้อเท็จจริงของผู้ที่สอบถาม เพื่อให้ผู้ที่ติดต่อมาได้
ทราบในสิ่งที่ตนต้องการ
๒. จดหมายสั่งซื้อสินค้าและตอบรับการสั่งซื้อสินค้า
๒.๑ จดหมายสั่งซื้อสินค้า หมายถึง จดหมายที่บอกรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าที่ต้องการจะสั่งซื้อ เพื่อผู้ขายจะได้ส่งสินค้าให้แก่ผู้สั่งซื้อได้ถูกต้อง
๒.๒ จดหมายตอบรับการสั่งซื้อสินค้า หมายถึง จดหมายที่ทางบริษัทตอบให้ผู้ซื้อทราบว่าได้รับการสั่งสินค้าแล้ว
๓. จดหมายสมัครงาน หมายถึง จดหมายที่บุคคลต้องการจะสมัครทำงานเขียนไปถึงบริษัทห้างร้าน เพื่อขอสมัครเข้าทำงานในตำแหน่งที่ตนต้องการ
จะเห็นได้ว่าความหมายของจดหมายแต่ละประเภทมีความสอดคล้องกับจุดประสงค์ทางธุรกิจ หรือประโยชน์ทางธุรกิจในการเขียนจดหมายนั้น
วิธีใช้จดหมายดังกล่าวจะสอดคล้องของประเภทของจดหมาย แต่เพื่อให้มองเปรียบเทียบได้ ชัดเจนขึ้นขอให้ดูตารางหน้าถัดไป
รูปแบบและส่วนประกอบของจดหมายธุรกิจ
หน่วยงานแต่ละแห่งในปัจจุบัน นิยมใช้จดหมายธุรกิจรูปแบบที่หลากหลาย สุดแล้วแต่ว่ารูปแบบใดจะอำนวยความสะดวกรวดเร็วและเหมาะสมที่สำคัญคือควรใช้กระดาษปอนด์อย่างดีเป็นกระดาษที่พิมพ์หัวจดหมายของบริษัทและจัดวางรูปแบบให้สวยงาม ไม่เอียงไปด้านใดด้านหนึ่งจนเกินไป
จดหมายธุรกิจมีรูปแบบและส่วนประกอบแต่งต่างจากบันทึก เพราะมีรายละเอียดมากกว่า รูปแบบและส่วนประกอบหลักของจดหมายธุรกิจ มีดังนี้
๑. รูปแบบของจดหมายธุรกิจ รูปแบบของจดหมายธุรกิจที่นิยมใช้กันทั่วไป พอสรุปได้มี ๓ รูปแบบ ดังนี้
๑.๑ แบบบล็อก (Block style) เป็นรูปแบบที่พิมพ์ให้ทุกบรรทัดชิดเส้นกั้นหน้า ยกเว้นเฉพาะที่อยู่ผู้ส่ง (กรณีที่ใช้หัวจดหมายที่พิมพ์สำเร็จรูปไว้) ดังภาพประกอบที่ ๑
๑.๒ แบบกึ่งบล็อก (Modified block style) เป็นรูปแบบที่พิมพ์ให้ส่วนเลขที่จดหมาย ที่อยู่ของผู้รับ คำขึ้นต้น และสิ่งที่ส่งมาด้วย อยู่ชิดเส้นกั้นหน้าและส่วนที่อยู่ของผู้ส่ง วัน เดือน ปี คำลงท้าย ลายมือชื่อ ชื่อเต็ม และตำแหน่ง อยู่กลางหน้ากระดาษหรือค่อนไปทางขวาเล็กน้อย ส่วนเรื่อง จะพิมพ์กึ่งกลางหน้ากระดาษ นอกจากนี้ ในส่วนข้อความต้องพิมพ์ให้บรรทัดแรกของข้อความแต่ละย่อหน้าร่นเข้าไปประมาณ ๕–๑๐ ระยะตัวอักษร ดังภาพประกอบที่ ๒
๑.๓. แบบย่อหน้า (Indented style) เป็นรูปแบบเหมือนกับแบบกึ่งบล็อก แต่อาจนำเอาส่วนเรื่อง พิมพ์อยู่เหนือคำขึ้นต้นก็ได้ ดังภาพประกอบที่ ๓
ลิงค์ด้านล่างเพื่อดูแบบฟอร์มจดหมายตัวอย่าง (เป็นเอกสาร MS-Word)
ภาพที่ ๑ จดหมายธุรกิจแบบบล็อก
ภาพที่ ๒ จดหมายธุรกิจแบบกึ่งบล็อก
ภาพที่ ๓ จดหมายธุรกิจแบบย่อหน้า
ภาพที่ ๔ การใช้กระดาษแผ่นที่สองและแผ่นต่อไป
ภาพที่ ๕ การเว้นที่ว่างในจดหมายธุรกิจ
๒. ส่วนประกอบของจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจโดยทั่วไป มีส่วนประกอบดังนี้
๒.๑ ที่อยู่ผู้ส่ง เป็นการระบุชื่อและที่*ตั้งของบริษัท ห้างร้าน หรือกิจการเจ้าของจดหมาย เพื่อบอกให้ผู้อ่านทราบว่าจดหมายฉบับดังกล่าวมาจากที่ใด และจะตอบจดหมายส่งหลับไปยังที่ใด โดยอาจอยู่กลางหน้ากระดาษ ทางด้านซ้าย หรือทางด้านขวามือก็ได้ ตามปกติบริษัท ห้างร้าน หรือกิจการทั่วไปนิยมใช้กระดาษพิมพ์หัวจดหมายสำเร็จรูปไว้แล้ว ซึ่งมีการออกแบบต่าง ๆ กันไป แต่ส่วนใหญ่นิยมใส่ตราบริษัท (Logo) หมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขโทรพิมพ์ หรือโทรสารของบริษัทไว้ด้วย เพื่อสะดวกในการติดต่อและเพื่อเป็นการโฆษณาประชาสัมพันธ์ไปในตัว และเนื่องจากในปัจจุบันนอกจากการติดต่อต่อธุรกิจภายในประเทศแล้ว การติดต่อค้าขายยังขยายกว้างไปสู่นานาประเทศมากขึ้น และเพื่อให้เกิดความสะดวกอย่างเต็มที่บริษัทส่วนใหญ่จึงนิยมพิมพ์หัวจดหมายสำเร็จรูป ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษควบคู่กันไป หากเป็นกรณีที่ไม่มีกระดาษพิมพ์หัวจดหมายสำเร็จรูปไว้ ให้พิมพ์ชื่อและที่ตั้งของบริษัทเอง โดยมีรายละเอียดไม่เกิน ๓-๔ บรรทัด
๒.๒ เลขที่จดหมาย/ปี พ.ศ. ให้เขียนเลขที่จดหมายและปีพุทธศักราชที่จัดทำจดหมายฉบับ ดังกล่าวเพื่อประโยชน์ในการจัดเก็บเอกสารและอ้างอิงต่อไป เลขที่จดหมายนิยมกำหนดขึ้น โดยเรียงตามลำดับของจดหมายที่จัดทำขึ้นในแต่ละปี เริ่มตั้งแต่เลข ๑ เรียงเป็นลำดับไปจนถึงปีปฏิทิน อย่างไรก็ตามแต่ละหน่วยงานหรือกิจการอาจมีวิธีการกำหนดเลขที่จดหมายแตกต่างกันออกไป
๒.๓ วัน เดือน ปี หมายถึง วัน เดือน ปี ที่เขียนจดหมาย เพื่อเป็นข้อมูลในการอ้างอิงหรือการติดต่ออันอาจมีขึ้นในภายหลัง ให้ลงเฉพาะตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปี พ.ศ.
๒.๔ ที่อยู่ผู้รับ หมายถึง การระบุชื่อ ตำแหน่ง และที่อยู่ของผู้รับเพื่อประโยชน์สำหรับการเก็บจดหมายไว้เป็นหลักฐาน ในส่วนของที่อยู่ผู้รับนี้ นิยมระชื่อตำแหน่งและที่อยู่ของผู้รับ ซึ่งรวมถึงรหัสไปรษณีย์ด้วย ควรให้ข้อมูลอย่างครบถ้วนและไม่ควรใช้ตัวย่อหากไม่แน่ใจเกี่ยวกับข้อมูลส่วนใดควรตรวจสอบหาข้อมูลที่ถูกต้องไม่ควรใช้วิธีการคาดเดา เพราะอาจทำให้ข้อมูลไม่ถูกต้อง ซึ่งย่อมส่งผลให้ผู้รับจดหมายเกิดความไม่พอใจได้
อย่างไรก็ตาม ผู้เขียนจดหมายธุรกิจบางรายไม่นิยมใส่ที่อยู่ผู้รับไว้เนื่องจากไม่เห็นความจำเป็นทั้งนี้ก็สุดแล้วแต่ความสะดวก ความเหมาะสม และความต้องการของผู้เขียนแต่ละรายด้วย
๒.๕ เรื่อง หมายถึง เรื่องหรือสาระสำคัญสั้น ๆ ของจดหมายฉบับนั้น มีลักษณะคล้ายกับเรื่องในจดหมายติดต่อราชการหรือบันทึก เป็นส่วนที่ให้ข้อมูลแก่ผู้รับ ก่อนที่จะอ่านเนื้อความในจดหมายเพื่อให้พอทราบว่าจดหมายฉบับนั้นมีจุดประสงค์อย่างไร เรื่องควรมีลักษณะสั้น กะทัดรัด แต่ได้ใจความสำคัญ ครอบคลุมรายละเอียดและจุดประสงค์ของจดหมาย ควรมีความยางอยู่ระหว่าง ๑/๒ - ๑ บรรทัด แต่หากสาระสำคัญมาก อาจมีความยาวถึง ๒ บรรทัดได้ แต่ทั้งนี้ไม่ควรเกินกว่านี้ ในจดหมายธุรกิจส่วนมากนิยมวางตำแหน่งของเรื่องไว้ก่อนขึ้นส่วนข้อความ อย่างไรก็ดี อาจมีหน่วยงานบางแห่งยึดถือตามรูปแบบของจดหมายติดต่อราชการ กล่าวคือ วางตำแหน่งของเรื่องไว้ก่อนส่วนคำขึ้นต้น ทั้งนี้สุดแล้วแต่ความต้องการของแต่ละหน่วยงาน
๒.๖ คำขึ้นต้น เป็นการทักทายที่แสดงการเริ่มต้นจดหมาย มีลักษณะเช่นเดียวกับการเริ่มต้นการสนทนาด้วยการกล่าวว่า “สวัสดี” แต่การใช้คำขึ้นต้นในจดหมายธุรกิจทั่วไปนิยมใช้ “เรียน”ตามด้วยตำแหน่งหรือชื่อของผู้ที่จดหมายนั้นมีถึง แต่ทั้งนี้ต้องใช้ให้ถูกต้องกับระดับชั้นของบุคคลตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖
๒.๗ เนื้อหาหรือใจความสำคัญ หมายถึง ส่วนที่เสนอเนื้อหาหรือสาระสำคัญของจดหมายที่เขียน ตามปกติแล้ว จะแบ่งเนื้อหาออกเป็นตอน ๆ เพื่อให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย อาจมีมากกว่าหนึ่งย่อหน้าก็ได้ ในการพิมพ์จดหมายให้เว้นแต่ละบรรทัดห่างกัน ๑ ช่วงบรรทัดพิมพ์เดี่ยว และแต่ละย่อหน้าห่างกัน ๒ ช่วงบรรทัดพิมพ์เดี่ยว
๒.๘ คำลงท้าย เป็นการอำลาผู้อ่าน โดยทั่วไปนิยมใช้คำว่า “ขอแสดงความนับถือ” แต่ทั้งนี้ต้องใช้ให้สอดคล้องกับคำขึ้นต้น และถูกต้องกับระดับชั้นของบุคคลตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖
๒.๙ ลายมือชื่อ เป็นการลงลายมือชื่อเจ้าของจดหมาย
๒.๑๐ ชื่อเต็ม หมายถึง การพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่ออันได้แก่ ชื่อ นามสกุล และคำนำหน้าบอกสถานภาพตลอดจนตำแหน่ง โดยพิมพ์ห่างจากคำลงท้ายประมาณ ๔ ช่วงบรรทัดพิมพ์เดี่ยวทั้งนี้เพื่อเว้นที่ว่างไว้สำหรับลงลายมือชื่อ นอกจากการพิมพ์ชื่อเต็มแล้ว บริษัทบางแห่งนิยมพิมพ์ชื่อบริษัทไว้ในส่วนนี้ด้วย โดยอาจพิมพ์ให้อยู่เหนือหรือใต้ชื่อที่พิมพ์เต็ม
๒.๑๑ ข้อสังเกตอื่น ๆ ในส่วนต่อจากลายมือชื่อและการพิมพ์ชื่อเต็ม ผู้เขียนจดหมายธุรกิจอาจรวมข้อสังเกตอื่น ๆ ไว้ชิดเส้นกั้นหน้าด้วยในกรณีที่มีความจำเป็นอันได้แก่
๒.๑๑.๑ สิ่งที่ส่งมาด้วย หมายถึง ส่วนที่ระบุชื่อสิ่งของหรือเอกสารที่ส่งไปพร้อมกับจดหมายฉบับนั้น ในกรณีที่มีสิ่งของหรือเอกสารมากกว่า ๑ รายการ นิยมบอกเป็นเลขลำดับ อย่างไรก็ดี บางหน่วยงานที่ยึดถือตามรูปแบบของจดหมายติดต่อราชการ อาจวางตำแหน่งของสิ่งที่ส่งมาด้วยต่อจากส่วนคำขึ้นต้น
๒.๑๑.๒ อักษรย่อชื่อผู้ลงนามและผู้พิมพ์ หมายถึง ส่วนที่ระบุอักษรย่อชื่อผู้ลงนามและผู้พิมพ์ ให้นำพยัญชนะต้นของชื่อและชื่อสกุลของผู้ลงนามและผู้พิมพ์มาเขียนย่อไว้ โดยระบุอักษรย่อชื่อผู้ลงนามไว้เป็นอันดับแรกและอักษรย่อชื่อผู้พิมพ์ไว้เป็นอันดับหลังเช่น ถ้าผู้ลงนามมีชื่อว่านายวิฑูรย์ มานะวิทย์ ก็จะได้อักษรย่อชื่อผู้ลงนามว่า วม และถ้าผู้พิมพ์มีชื่อว่า นางสาวสุนทรี วิริยะ อักษรย่อชื่อผู้พิมพ์ คือ สว ดังนั้น จึงสามารถระบุอักษรย่อชื่อผู้ลงนามและผู้พิมพ์ได้ว่า วม/สว
๒.๑๑.๓ สำเนาส่ง หมายถึง ส่วนที่แจ้งให้ผู้รับจดหมายทราบว่า ผู้ส่งได้จัดทำสำเนาจดหมายส่งไปให้หน่วยงานหรือบุคคลใดทราบบ้างแล้ว โดยพิมพ์ชื่อของหน่วยงานหรือชื่อหรือตำแหน่งของบุคคลที่ส่งสำเนาไปให้เพื่อเป็นที่เข้าใจระหว่างผู้ส่งและผู้รับ หากมีสำเนาจดหมายส่งไปให้หน่วยงานหรือบุคคลมากกว่าหนึ่ง นิยมบอกเป็นเลขลำดับเพื่อความชัดเจน
๒.๑๑.๔ ปัจฉิมลิขิต ซึ่งใช้อักษรย่อว่า ป.ล. หมายถึง ส่วนข้อความที่ผู้เขียนต้องการเพิ่มเติมหรือเน้นเป็นพิเศษ ในทางปฏิบัติแล้ว ไม่ควรใช้ส่วนนี้ในจดหมายธุรกิจ เพราะอาจทำให้ผู้รับ จดหมายเกิดความรู้สึกว่า ผู้เขียนไม่รอบคอบพอ จึงลืมระบุประเด็นบางอย่างไว้ในตัวจดหมายและ จำเป็นต้องมาเพิ่มไว้ในต้อนท้าย การระบุส่วนปัจฉิมลิขิตอาจใช้ได้กรณีของจดหมายเสนอขายเท่านั้น เช่น ในกรณีที่ต้องการย้ำเตือนผู้อ่านเกี่ยวกับข้อเสนอพิเศษในการเสนอขายของบริษัท
๓. การใช้กระดาษแผ่นที่สองและแผ่นต่อไป
ตามปกติ จดหมายธุรกิจควรสั้นและกระชับ และไม่ควรมีความยาวเกินกว่าหนึ่งหน้ากระดาษ แต่ในบางโอกาสซึ่งมีน้อยมาก จดหมายอาจมีความยาวมากกว่าหนึ่งหน้ากระดาษ ในกรณีเช่นนี้ ในกระดาษแผ่นที่สองและแผ่นต่อไป ต้องมีข้อความไม่น้อยกว่า ๓ บรรทัด และให้ใช้กระดาษที่ไม่มีตัวจดหมายสำเร็จรูป แต่เป็นกระดาษชนิดและขนาดเดียวกันกับแผ่นแรก และประกอบด้วยข้อมูล ๓ อย่าง ชื่อต้องพิมพ์ไว้ที่ส่วนบนของกระดาษ ห่างจากของกระดาษด้านบนประมาณหนึ่งนิ้วครึ่ง คือ ๑ ชื่อหรือตำแหน่งของผู้รับจดหมาย แล้วแต่กรณี โดยให้สอดคล้องกับแผ่นแรก คือ ๒ เลขหน้าซึ่งใช้คำว่า “หน้า” ตามด้วยหมายเลขบอกหน้า คือ ๓ วัน เดือน ปี ดังภาพที่ ๔
๔. ข้อควรปฏิบัติในการพิมพ์จดหมายธุรกิจ
การพิมพ์จดหมายธุรกิจมีข้อควรปฏิบัติดังนี้
๔.๑ ใช้กระดาษอย่างดีสีขาว ขนาด ๘.๕ x ๑๑ นิ้ว หรือกระดาษมาตรฐาน A๔ และเป็นสีเดียวกับซอง
๔.๒ ใช้กระดาษเพียงหน้าเดียว
๔.๓ รักษาความสะอาด และระมัดระวังในเรื่องของรูปแบบการจัดวางรูปจดหมาย ตัวสะกด การันต์ และการแบ่งวรรคตอน
๔.๔ เว้นเนื้อที่ว่างขอบกระดาษด้านบนและของกระดาษด้านซ้าย ไม่น้อยกว่า ๑.๕ นิ้ว ดังภาพประกอบที่ ๕
๔.๕ จัดทำสำเนาจดหมายส่งออกทุกครั้ง เพื่อเก็บเป็นหลักฐานการติดต่อ อันจะเป็นประโยชน์สำหรับการอ้างอิงหรือติดตามเรื่องต่อไป
จดหมายติดตามหนี้
การเขียนจดหมายติดตามหนี้ที่ค้างชำระ มีวิธีเขียนเป็นขั้นตอนดังนี้ เริ่มจากการเท้าความถึงเรื่องที่ตกลงไว้แต่เดิม พร้อมทั้งแจ้งเหตุที่มีการเตือนหรือทวงด้วยการเขียนจดหมาย โดยใช้ถ้อยคำที่สุภาพ และไม่ตำหนิอีกฝ่ายหนึ่ง ควรเขียนไปเตือนสองหรือสามครั้ง หากยังไม่ชำระหนี้ครั้งสุดท้ายอาจจะบอกว่าจำเป็นต้องดำเนินการตามกฎหมาย
จดหมายแสดงไมตรีจิต
จดหมายไมตรีจิต เป็นจดหมายที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับการซื้อขายโดยตรง แต่เขียนขึ้นเพื่อกระชับความสำพันธ์ระหว่างบุคคล และหน่วยงานให้แน่นแฟ้นขึ้น เพื่อประโยชน์ทางการค้าต่อไปในอนาคต ดังนั้นจึงเขียนด้วยความจริงใจ เพื่อแสดงให้ผู้รับเห็นว่าตนมีความสำคัญ ไม่ควรเขียนเพื่อเชิญชวนหรือโฆษณาสินค้าหรือบริการ แต่ควรเขียนเพื่อให้ผู้รับระลึกถึงผู้เขียน
จดหมายไมตรีจิตมีหลายประเภท แต่ละประเภทมีหลักการเขียนดังนี้ (วิรัช วงศ์ภินันท์วัฒนา ๒๕๔๔ : ๑๓๗ - ๑๓๙ )
๑. จดหมายแสดงความยินดี เขียนเนื่องในโอกาสที่บุคคลหรือหน่วยงานประสบความสำเร็จในหน้าที่การงาน ได้รับการเชิดชูเกียรติจากสถาบัน หรือมีการขยายกิจการ เป็นต้น ควรเขียนถึงเหตุที่ทราบข่าวที่น่ายินดีนั้น มีความรู้สึกอย่างไร และสนับสนุนว่าบุคคลหรือหน่วยงานนั้นมีความเหมาะสม พร้อมทั้งกล่าวแสดงความยินดี
๒. จดหมายแสดงความเสียใจ เป็นการเขียนจดหมายถึงบุคคลที่ติดต่อธุรกิจการค้ากันต้องประสบเคราะห์กรรมจากการสูญเสีย หรือเจ็บป่วย เช่น บริษัทประสบอัคคีภัย ญาติพี่น้องเสียชีวิต หรือรถขนส่งสินค้าประสบอุบัติเหตุ เป็นต้น การเขียนต้องแสดงความเสียใจในข่าวที่ได้รับแสดงความเห็นใจ และความปรารถนาที่จะช่วยเหลือตามความสามารถ
๓. จดหมายขอความร่วมมือหรือความช่วยเหลือ เป็นการเขียนจดหมายเพื่อขอความร่วมมือหรือขอความช่วยเหลือจากบุคคล หรือหน่วยงานเพื่อทำกิจกรรมใดกิจการหนึ่ง เช่น ขอความร่วมมือในการให้ข้อมูล จัดนิทรรศการออกร้าน หรือขอเอกสารต่าง ๆ เป็นต้น การเขียนจึงต้องเริ่มต้นด้วยความจำเป็นหรือเหตุที่ต้องขอความช่วยเหลือ โดยระบุรายละเอียดหรือเหตุผลตามความเหมาะสม และลงท้ายด้วยการขอบคุณล่วงหน้า
๔. จดหมายขอบคุณ เป็นการเขียนจดหมายขอบคุณบุคคลหรือหน่วยงานที่มีส่วนในการให้ความช่วยเหลือ หรือร่วมมือในกิจการใด ๆ ทั้งที่เกี่ยวกับการซื้อขายหรือไม่เกี่ยวกับการค้าก็ได้
๕. จดหมายเชิญ เป็นการเขียนจดหมายเพื่อเชิญร่วมงานในโอกาสต่าง ๆ เป็นจดหมายคู่บัตรเชิญก็ได้ ถ้าเป็นจดหมายควรเกริ่นนำถึงโอกาส วัน เวลาของงานนั้น และให้รายละเอียดที่สำคัญ พร้อมทั้งแจ้งความประสงค์ขอเชิญไปร่วมในงาน
ตัวอย่าง จดหมายติดตามหนี้ ( ครั้งที่ ๑ )
ตัวอย่าง จดหมายติดตามหนี้ (ครั้งสุดท้าย)
ตัวอย่าง จดหมายไมตรีจิต กรณีที่ต้องการแสดงความยินดี
จดหมายสมัครงาน
ความมุ่งหมายของจดหมายสมัครงาน คือ เพื่อทำให้เจ้าของงานให้โอกาสผู้เขียนจดหมายเข้ารับการสัมภาษณ์ การเขียนจดหมายสมัครงานเป็นวิธีการหนึ่งที่หน่วยงานจะสามารถกลั่นกรองข้อมูลของผู้สมัครก่อนจะเรียกสัมภาษณ์ในการเขียนจดหมายสมัครงานแม้จะอ้างถึงข้อมูลในประวัติส่วนตัว แต่ผู้เขียนควรเลือกเฉพาะที่ตรงกับความประสงค์ ของรับสมัครมากที่สุดโดยปกติจะตรงกับที่เจ้าของงานแจ้งไว้
ส่วนประกอบของจดหมายสมัครงาน อาจแบ่งเป็น 3 ส่วน คือ
1. คำนำ ควรพูดถึงเรื่องสำคัญ 2 ประการ
1.1 ชื่อตำแหน่งที่ต้องการสมัคร
1.2 แหล่งข่าวที่ทำให้ผู้สมัครทราบว่ามีตำแหน่งดังกล่าว
2. เนื้อหา ส่วนนี้เป็นส่วนสำคัญ ผู้เขียนจดหมายควรบอกข้อมูลของงาน ข้อมูลประวัติส่วนตัวสถานภาพทางกฎหมาย (เป็นโสดหรือแต่งงานแล้ว) การศึกษาโดยย่อเริ่มจากระดับมัธยม วิทยาลัยหรือมหาวิทยาลัย ประสบการณ์ที่เหมาะกับตำแหน่งงาน ความสามารถพิเศษที่จะช่วยเสริมตำแหน่งงานได้ โดยคัดเลือกเฉพาะข้อมูลที่สนับสนุนว่าผู้เขียนเหมาะสมกับตำแหน่งงานจริง ๆ ข้อมูลที่ไม่เกี่ยวควรตัดออกให้หมด
3. สรุป ส่วนนี้คือ การแสดงจุดประส่งในการเขียนจดหมาย กล่าวคือ การได้มีโอกาสเข้ารับการสัมภาษณ์ จึงควรจบด้วยการขอโอกาสเข้ารับการสัมภาษณ์ ควรระบุหมายเลขโทรศัพท์และเวลาที่ทางเจ้าของานสามารถติดต่อผู้เขียนได้สะดวก
หากผู้เขียนมีผู้รับรองงาน อาจเป็นอาจารย์ที่ปรึกษา หรือหัวหน้าหน่วยงานที่เคยทำงาน ขอให้ระบุชื่อ ตำแหน่ง หมายเลขโทรศัพท์ที่จะติดต่อได้สะดวก จะเป็นผลดีต่อผู้เขียนจดหมาย ทั้งนี้ควรแจ้งให้ผู้รับรองทราบล่วงหน้า
วิธีการเขียนจดหมายสมัครงาน
1. เริ่มต้นบอกก่อนว่าได้รับทราบข่าวตำแหน่งที่ว่างจากที่ใด หรือจากใครพร้อมทั้งระบุว่าตนเองสมัครเพราะสนใจ และคิดว่ามีความสามารถตามที่ผู้รับต้องการ
2. บอกรายละเอียดส่วนตัว เกี่ยวกับอายุ สภาวะทางกำหมาย ( เป็นโสดหรืแต่งงานแล้ว ) การศึกโดยย่อ โดยเริ่มจากระดับมัธยมศึกษา วิทยาลัยหรือมหาวิทยาลัย ร่วมทั้งกิจกรรมเสริมหลักสูตร เวลาเขียนควรเน้นวิชาที่เหมาะสมกับงานในหน้าที่ หรือความดีเด่นในการศึกษา หรือพูดถึงความสามารถพิเศษต่าง ๆ ที่คิดว่าจะเป็นข้อที่ประการพิจารณา สิ่งเหล่านี้จะต้องเป็นความจริงด้วย ไม่ใช่เขียนเพราะต้องการให้เขารับ
3. ประสบการณ์ในการทำงาน ควรจะเขียนไว้ด้วย เพราะบริษัทห้างร้าน มักจะสนใจผู้ที่เคยผ่านหรือมีประสบการณ์มาแล้ เพราะไม่เสียเวลาฝึกอีก
หากไม่เคยมีประสบการณ์ในการทำงานมาก่อนเลย ก็อาจพูดถึงการทำกิจกรรมสมัยที่ศึกษาอยู่ โดยพยายามชี้ให้เห็นว่าประสบการณ์ในการทำกิจกรรมจะเป็นผลดีในการทำงานต่อไป
ถ้าเคยทำงานมาแล้วและลาออกจากงานที่เก่า ควรเขียนในลักษณะที่ต้องการประสบการณ์เพิ่มขึ้น ไม่ควรเขียนถึงที่ทำงานและเพื่อนร่วมงานในแง่ไม่ดี
4. ผู้รับรอง ควรระบุชื่อผู้เคยเป็นหัวหน้างานที่เราเคยฝึกงานหรือเคยทำงานร่วมกับเขาหากยังไม่เคยทำงานควรอ้างอาจารย์ที่ปรึกษาหรืออาจารย์ที่เคยสอนเรามา และท่านรู้จักเราดี การอ้างชื่อผู้รับรองควรจะเขียนให้เจ้าตัวทราบและขออนุญาตก่อน นอกจากนั้นจะต้องแจ้งตำแหน่งหน้าที่ที่ทำงาน หรือที่อยู่พร้อมหมายเลขโทรศัพท์ที่บริษัทจะติดต่อสอบถามรายละเอียดได้
5. การลงท้าย ควรเขียนในลักษณะที่ขอให้นัดเรามารับสัมภาษณ์ ทดลองงานพร้อมกับบอกวันเวลาที่เราสะดวกในการให้เขาติดต่อมา อาจจะแสดงความตั้งใจจริงที่จะทำงานให้เต็มความสามารถ และควรแสดงความหวังว่าตนเองจะเป็นผู้หนึ่งที่ได้รับการพิจารณา
ในปัจจุบันการสมัครงานบางครั้งนิยมใช้ใบประวัติย่อแนบไปด้วย
ตัวอย่าง จดหมายสมัครงาน ๑
ตัวอย่าง จดหมายสมัครงาน ๒
ตัวอย่าง จดหมายสมัครงานแนบประวัติย่อ
จดหมายสั่งซื้อสินค้า และตอบรับการสั่งซื้อสินค้า
จดหมายสั่งซื้อสินค้า มีวิธีการเขียนดังนี้
๒.๑.๑ ควรเริ่มต้นจดหมายด้วยการกล่าวถึงวัตถุประสงค์ทันที
๒.๑.๒ ให้รายละเอียดเกี่ยวกับสินค้า และการสั่งซื้อให้ชัดเจนซึ่งเป็นเรื่องสำคัญมากในการสั่งซื่อ นอกจากจะให้รายละเอียดครบถ้วนแล้ว ยังต้องเรียงลำดับให้ง่ายแก่การเข้าใจด้วยเพื่อไม่ให้ผู้อ่านสับสน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีการของแต่ละคน เช่น อาจทำได้ดังนี้
- เลขรหัสของสินค้า
- ชื่อสินค้า (เครื่องหมายการค้า)
- จุดที่ต้องการเป็นพิเศษ (สี ขนาด น้ำหนัก ฯลฯ)
-ราคาต่อหน่วย
๒.๑.๓ ช่วงท้ายควรจบจดหมายด้วยข้อความที่เป็นมิตรสั้น ๆ เกี่ยวกับการสั่งซื้อ และ อาจจะกล่าวเรื่องกำหนดเวลาที่ต้องการให้สินค้าส่งมาถึง โดยเขียนในรูปของการขอร้องมิใช่คำสั่ง
จดหมายตอบรับการสั่งซื้อสินค้า
จะเขียนในลักษณะยืนยันเกี่ยวกับการสั่งซื้อของลูกค้ารายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าที่สั่งมาและวิธีการส่ง และชี้แจงสาเหตุที่ทำให้เกิดความล่าช้าเรื่องสินค้า เพื่อเป็นการยืนยันว่าบริษัทได้รับจดหมายสั่งซื้อแล้วจริงกำลังจะส่งมาให้ บางแห่งนิยมแนบสำเนาจดหมายสั่งซื้อมาด้วย
การตอบรับการสั่งซื้อสินค้าทั่ว ๆ ไป นิยมยืนยันการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้า หากเป็นการตอบรับการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้ารายใหม่ควรแสดงให้เห็นว่ามีความสนใจลูกค้าเสมอ เขียนข้อความในทำนองยินดีที่จะบริการอย่างดีและเป็นกันเอง ส่วนการตอบรับการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้ารายใหญ่ ควรแสดงความขอบคุณที่ลูกค้าซื้อสินค้าของบริษัท แสคงความยินดีที่ลูกค้ามีความสามารถในการจำหน่าย๒
ที่มา : จินตนา บุญบงการ การติดต่อในธุรกิจ (กรุงเทพมหานคร จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ๒๕๒๒) หน้า ๙๔-๙๕
. แสงจันทร์ ณ สงขลา ภาษาไทย ๑ (กรุงเทพมหานคร ม.ป.ท. ๒๕๓๓ ) หน้า
ตัวอย่าง จดหมายสั่งซื่อที่แนบใยสั่งซื้อไปด้วย
ตัวอย่าง ใบสั่งซื้อที่แนบไปพร้อมจดหมาย
ตัวอย่าง จดหมายตอบรับการสั่งซื้อ(โอกาสขอบคุณลูกค้ารายใหญ่)
ตัวอย่าง จดหมายสั่งซื้อ (หลายรายการ)
ซองจดหมายและการจ่าหน้าซอง
ซองจดหมายถือเป็นส่วนหนึ่งของจดหมายที่จะขาดเสียไม่ได้ ในการเลือกใช้ซองจดหมายใช้ซองจดหมายสีขาวหรือสีเดียวกับกระดาษจดหมายและเป็นซองขนาดมาตรฐาน ซึ่งมี 2 ขนาด คือขนาดเล็ก (6 ?*3 5/8 นิ้ว) และซองขนาดใหญ่ (9 ?*4 ? นิ้ว)
เนื่องจากซองจดหมายเป็นสิ่งแรกที่ปรากฏต่อสายตาของผู้รับจดหมาย การจ่าหน้าซองจดหมายจึงมความสำคัญไม่น้อย เพราะถือเสมือนตัวแทนของเจ้าของหรือผู้เขียนจดหมาย การจ่าหน้าซองจดหมายย่อมแสดงถึงความเป็นระเบียบเรียบร้อยและบุคลิกภาพที่ดีของเจ้าของจดหมาย
การจ่าหน้าซองจดหมาย มีข้อปฏิบัติดังนี้
5.1 วางรูปแบบในการจ่าหน้าซองให้ถูกต้อง ที่นิยมใช้มี 2 รูปแบบคือ แบบตั้ง แบบเฉียง ดังภาพประกอบที่ 6
5.2 เว้นเนื้อที่ว่างหน้าซองให้สวยงามและได้สัดส่วน และรักษาความสะอาดไม่ให้มีรอยลบแก้ไขหรือขีดฆ่า
5.3 ให้รายละเอียดทั้งชื่อและที่อยู่ของผู้รับและผู้ส่ง โดยให้พิมพ์ชื่อและที่อยู่ของผู้รับไว้ประมาณกึ่งกลางซองจดหมาย คือในระยะจุดตัดระหว่างแนวตั้งกับแนวนอนหรืออาจเยื้องไปทางด้านซ้ายของจดหมายของจุดตัดประมาณ 5 ระยะตัวอักษร ส่วนชื่อและที่อยู่ผู้ส่ง ให้พิมพ์ไว้มุมบนซ้ายมือ บริษัทห้างร้านส่วนใหญ่จะมีหัวซองจดหมายพิมพ์สำเร็จรูป บอกถึงที่อยู่ของผู้ส่งและตราบริษัทไว้เรียบร้อยแล้ว ในการเขียนรายละเอียดของที่อยู่ ควรระบุรหัสไปรษณีย์ตามที่การสื่อสารแห่งประเทศไทยกำหนดขึ้นโดยแจ้งที่บรรทัดสุดท้ายของชื่อที่อยู่ผู้รับและชื่อที่อยู่ผู้ฝากส่งทั้งนี้เพื่อให้การดำเนินงานคัดแยกและจัดส่งสะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น
5.4 ผนึกดวงตราไปรษณีย์ยากรไว้ที่มุมบนขวามือ
หัวใจสำคัญของการเขียนจดหมายธุรกิจ
การเขียนจดหมายธุรกิจที่ดี ต้องคำนึงถึงหัวในสำคัญ 4 ประการ ดังนี้
1. ข้อมูล การนำเสนอข้อมูลที่ชัดเจน สมบูรณ์และสอดคล้องกับจุดหมายหรือวัตถุประสงค์ของจดหมาย อาจกระทำได้โดย
1.1การกำหนดจุดหมาย ผู้เขียนควรเริ่มด้วยการกำหนดจุดมุ่งหมาย หรือวัตถุประสงค์ในการเขียนจดหมายให้ชัดเจนก่อนลงมือเขียน การกำหนดจุดมุ่งหมายที่แน่นอนเพียงประโยคเดียวมีส่วนช่วยได้อย่างมาก ดังเช่น “จุดมุ่งหมายของจดหมายฉบับนี้เพื่อสอบถามราคาและวิธีการสั่งซื้อปูนซีเมนต์” หรือ “เราเขียนจดหมายฉบับนี้เพราะต้องการได้รับสินค้าที่สั่งซื้ออย่างช้าที่สุดไม่เกินวันที่ 15 ธันวาคม 2536” หรือ “เราต้องการเขียนจดหมายฉบับนี้เพื่อเรียกเก็บหนี้จากผู้รับจดหมาย” และเมื่อมีแนวทางในการเขียนที่ชัดเจนแล้ว ย่อมส่งผลให้ผู้เขียนยึดตามจุดมุ่งหมายที่กำหนดไว้ ไม่เขียนเบี่ยงเบนไปจากจุดมุ่งหมาย อันอาจทำให้ผู้รับจดหมายสับสนหรือข้องใจได้
1.2 รวบรวมข้อเท็จจริง บางครั้งการกำหนดจุดมุ่งหมายให้ขัดเจนเพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอ ผู้เขียนจำเป็นต้องรวบรวมข้อมูลความจริงต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อช่วยให้ ผู้เขียนมีข้อมูลพื้นฐานที่สำคัญ เช่น กำหนดวันที่แน่นอน หรือข้อมูลอ้างอิงที่สามารถนำมาใช้ เพื่อช่วยให้จดหมายที่เขียนขึ้นมีความกระจ่างขัดเจนและสมบูรณ์ยิ่งขึ้น
2. ผู้รับจดหมาย จดหมายถือเป็นเอกสารค่อนข้างเฉพาะตัว ต่างจากบันทึกที่ ถือเป็นเอกสารเปิดเผยที่เขียนเผยแพร่ไปยังผู้อ่านทั้งภายในและระหว่างหน่วยงาน บ่อยครั้งจะเห็นว่ามีการติดบันทึกไว้บนบอร์ดประชาสัมพันธ์ของหน่วยงาน เพื่อประชาสัมพันธ์ ให้บุคลากรของหน่วยงานทราบ ด้วยเหตุที่จดหมายเป็นเอกสารส่วนตัวส่งถึงบุคคลหรือ กลุ่มบุคคลเป็นการเฉพาะ ผู้เขียนจดหมายจึงควรให้ความสำคัญอย่างมากต่อผู้รับจดหมายในประเด็นต่าง ๆ ต่อไปนี้
2.1 ภูมิหลังของผู้รับจดหมาย ความรู้เกี่ยวกับเพศวัยระดับการศึกษาอาชีพ บุคลิกลักษณะทัศนคติ ความสามารถ ความต้องการของผู้รับจดหมายล้วนมีส่วนสำคัญใน การเขียนจดหมาย ทำให้ผู้เขียนสามารถพิจรณาแนวทางการเขียนที่เหมาะสมกับบุคคลหรือกลุ่มบุคคลแต่ละลักษณะ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ได้อย่างดี
2.2. ความสนใจในตนเองของผู้รับจดหมาย ผู้รับจดหมายมักให้ความสนใจใน ตนเองหรือเรื่องราว เหตุการณ์ที่ตนเองเกี่ยวข้องเท่านั้น ซึ่งย่อมเป็นธรรมชาติของมนุษย์ ทุกคนที่ให้ความสนใจในตนเอง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในประโยชน์ที่ตนเองจะได้รับ เมื่อทราบเช่นนี้แล้ว ผู้เขียนควรกำหนดเป้าหมายโดยพิจารณาจากความคิดเห็นของผู้รับจดหมาย เป็นสำคัญ เน้นถึงประโยชน์ที่ผู้รับจะได้รับมากกว่าเน้นถึงประโยชน์ที่ผู้เขียนจะได้รับ เพื่อเป็นการโน้มน้าวใจผู้รับจดหมายให้คล้อยตามและปฏิบัติตามความต้องการของผู้เขียน แม้ในกรณีที่จดหมายตอบปฏิเสธ ก็ต้องใช้ศิลปะในการเขียนเป็นพิเศษคำนึงถึงผู้รับให้มาก ที่สุด พยายามหลีกเลี่ยงการทำให้ผู้รับเสียหน้าหรือโกรธเคือง เพื่อรักษาความสัมพันธ์อันดีต่อกันตลอดไป
2.3 ความสะดวกของผู้รับจดหมาย การอำนวยความสะดวกแก่ผู้รับจดหมาย ในการตอบจดหมายและส่งกลับไปยังผู้เขียน เช่น การอ้างอิงถึงจดหมายที่เคยติดต่อกันมาก่อน เพื่อช่วยให้สามารถค้นหาเรื่องเดิมได้รวดเร็วขึ้น การแนบซองบริการธุรกิจตอบรับไปพร้อมกับจดหมายที่มีไปถึงลูกค้า เพื่อช่วยให้ลูกค้าสามารถตอบจดหมายได้อย่างสะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น เพราะไม่ต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายในการจะหาซองจดหมายและสแตมป์ (ดังภาพประกอบที่ 7) หรือแม้กระทั่งในการเขียนจดหมายสั่งซื้อสินค้า หากบริษัทผู้ขาย มีแบบฟอร์มการสั่งซื้อของบริษัทอยู่แล้ว ผู้สั่งซื้อก็ควรกรอกรายละเอียดแยกตามรายการลงในแบบฟอร์มการสั่งซื้อให้ชัดเจนและครบถ้วน ทั้งนี้เพื่อให้เกิดความสะดวกแก่บริษัทผู้ขายในการตรวจสอบและจัดส่งสินค้าซึ่งย่อมมีส่วนช่วยให้ผู้สั่งซื้อได้รับสินค้าได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
3. การใช้ภาษา หมายถึง การเลือกใช้ถ้อยคำ ภาษา โครงสร้าง ประโยค ตัวสะกดการันต์ และเครื่องหมายวรรคตอนให้ถูกต้องตามหลักการใช้ภาษา ตามความนิยมและ เหมาะสมกับผู้รับจดหมายจดหมายธุรกิจที่ดีควรใช้ภาษาง่าย ชัดเจน กะทัดรัด สุภาพ ถูกต้อง และให้ความรู้สึกในเชิงบวก หลีกเลี่ยงการใช้ถ้อยคำ ภาษา ซึ่งส่อไปในทางโจมตีผู้รับจดหมาย เพราะจะทำให้ผู้รับขัดเคืองใจได้ นอกจากนี้ควรระมัดระวังในเรื่องของน้ำเสียงของจดหมาย อย่าให้กร้าวจนเกินไป นอกเสียจากเป็นจดหมายติดตามหนี้ซึ่งพยายามติดต่อถึงลูกค้า เพื่อขอให้ลูกค้ารีบชำระหนี้สินที่ค้างชำระอยู่หลายครั้งแล้ว แต่ก็ได้รับการเพิกเฉยมาโดยตลอด
4. ลักษณะและรูปแบบของจดหมาย หมายถึง ลักษณะภายนอกทั่วไปของ จดหมายธุรกิจซึ่งเน้นที่ความสะอาด เรียบร้อย และสวยงามเป็นสำคัญ การเลือกใช้รูปแบบจดหมายธุรกิจที่เหมาะสมตลอดจนการให้รายละเอียดของส่วนประกอบแต่ละส่วนได้อย่างถูกต้องครบถ้วน การวางโครงสร้างจดหมายอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อประหยัดเวลาในการอ่านของผู้รับจดหมาย ให้ข้อมูลแก่ผู้อ่านเท่าที่จำเป็นมีการวางแผนการเขียนที่ดี โดยทั่วไป ควรจำกัดความยาวของจดหมายไม่เกินหนึ่งหน้ากระดาษ ยกเว้นในกรณีที่จำเป็นจริง ๆ เท่านั้น
วิธีการเขียนจดหมายธุรกิจ
ในการเขียนจดหมายธุรกิจนั้นแต่ละประเภทมีลักษณะการเขียนที่เฉพาะแตกต่างกันออกไป จะกล่าวถึงแต่ละประเภทดังนี้
1.จดหมายสอบถามและจดหมายตอบสอบถาม
1.1 จดหมายสอบถาม มีวิธีการเขียนดังนี้
1.1.1 ในส่วนแรกควรกล่าวถึงวัตถุประสงค์ในการเขียนจดหมาย และอาจเขียนถึงแหล่งที่เราได้พบข่าวสินค้ามา เช่น หนังสือพิมพ์ วิทยุ โทรทัศน์ ป้ายโฆษณา ฯลฯ แล้วกล่าวถึงสินค้าหรือบริการที่เราสนใจหรือพอใจ
1.1.2 ส่วนที่ต้องการถามควรแยกเป็นเรื่อง ๆ แล้วลำดับเป็นข้อ ๆ โดยใช้คำถามสั้นชัดเจน และตรงประเด็น
1.1.3 ผู้เขียนควรระบุสถานที่ที่บริษัทจะส่งจดหมายตอบกลับมาให้ชัดเจน อาจเป็นที่อยู่ตอนส่วนบนของจดหมาย หรืออาจเขียนให้ใหม่ในข้อความ
1.1.4 ส่วนท้ายอาจกล่าวขอบคุณและแสดงความหวังว่าจะได้รับคำตอบจากบริษัทโดยเร็ว
1.2 จดหมายตอบสอบถาม มีวิธีการเขียนดังนี้
1.2.1 ตอบให้ตรงเป้าหมายที่ผู้เขียนถามมา เพื่อความสัมพันธ์อันดีระหว่างบริษัทกับลูกค้า
1.2.2 อาจแทรกแผ่นปลิวโฆษณา แคคลอก หรือรายละเอียดอื่น ๆ ที่จะเป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจของลูกค้า
1.2.3 ควรเขียนบอกสถานที่ที่ลูกค้าอาจมาเยี่ยมชม หรือมาทดลองสินค้าของเรา
1.2.4 ตอนท้ายควรเขียนขอบคุณที่ลูกค้าสนในสินค้าหรือบริการของเรา และแสดงความหวังว่าบริษัทคงมีโอกาสให้บริการลูกค้าอีก
ภาพที่ 1 การจ่าหน้าซองจดหมายธุรกิจแบบตั้งและแบบเฉียง
ภาพที่ 2 ซองบริการธุรกิจตอบรับ
ตัวอย่าง จดหมายสอบถามเกี่ยวกับการซื้อขาย
ตัวอย่าง จดหมายตอบสอบถามเกี่ยวกับการซื้อขาย
